Macron Software » O firmě » Reference » Případové studie » Kooperativa

Systém objednávání a přípravy tisku vizitek v pojišťovně Kooperativa

Úvod

Ve větších organizacích, ať už v komerční sféře nebo veřejné správě, je nutné zajistit dostatečně flexibilní, ale zároveň jednoduchý, efektivní a kontrolovaný proces objednávání tisku vizitek. Firma Macron Software takový systém vytvořila s použitím inteligentních formulářů Adobe PDF. Systém objednávání vizitek je s úspěchem nasazen v pojišťovně Kooperativa (tisíce zaměstnanců) a v současné době se připravuje i jeho rozšíření pro tisk dalších personalizovaných tiskovin (autorizační certifikáty).

Vytvoření a schválení objednávky vizitek

Jak takový systém funguje z pohledu uživatelů? Žadatel o tisk vizitek otevře PDF dokument (umístěný kdekoliv na síti, na intranetu nebo lokálním disku) a vyplní své osobní a další požadované údaje. Vyplňování probíhá interaktivně, takže je zajištěno, že např. pro zvolenou organizační jednotku je nabízen pouze odpovídající výběr pracovních pozic, adres pracovišť a riziko chybného vyplnění je sníženo na minimum. Vložené údaje se průběžně promítají v náhledu vizitky v horní části dokumentu, takže žadatel si nemusí svoji budoucí vizitku představovat. Prostě ji vidí.

Po vytvoření vizitky vyplní žadatel ještě údaje související s její produkcí– požadovanou rychlost zpracování (standard, express), množství a podobně a nastává závěrečný krok: stisknutí tlačítka Odeslat, které vyvolá několik akcí

  • automatickou kontrolu údajů ve formuláři
  • uzamknutí té části formuláře, která byla právě vyplněna a která je určena pro žadatele.
  • automatické odeslání dokumentu e-mailem na adresu pracovníka, který je oprávněn tisk vizitek schválit. Tato adresa je určena automaticky dle zvolené organizační složky.

Schvalovateli se po přijetí e-mailu v programu Acrobat Reader otevírá stejný dokument, ale tentokrát ve „schvalovacím režimu“, údaje zadané žadatelem jsou viditelné, ale měnit lze pouze počet vizitek k tisku. Dále je přístupná jen ta část dokumentu, ve které lze stisknutím tlačítka žádost zamítnout, nebo vložením elektronického podpisu prokazatelně schválit. Po schválení opět proběhne sekvence akcí, spočívající v automatické kontrole údajů, uzamčení dokumentu a jeho odeslání e-mailem do produkční agentury a konečně odeslání informace o schválení či neschválení žádosti na e-mail žadatele.

Příprava tisku

Další etapa zpracování probíhá v agentuře, zajišťující vlastní tisk. Jednotlivé objednávky jsou zde přijímány e-mailem na vyhrazené adrese. Po přijetí e-mailu obsluha otevře přiložený PDF dokument, který se zobrazí ve své finální podobě.

Oproti předchozím zobrazením již není možné údaje o objednávce jakkoliv měnit a ve spodní části dokumentu se objevují tlačítka Uložit data a Odeslat potvrzení. Obsluha zkontroluje údaje v objednávce a je-li vše v pořádku, prvním z tlačítek provede export dat (ve formátu XML) do vyhrazené složky (v našem konkrétním případě se obvykle vytváří jedna složka na každý den). Následně je stiskem tlačítka odesláno potvrzení přijetí objednávky e-mailem schvalovateli i objednateli.

Vlastní příprava tisku pak probíhá z hlediska obsluhy jednoduchým způsobem:

  • obsluha otevře DTP program Quark XPress
  • otevře šablony vizitek
  • vyvolá speciální Quark XPress XTenzi (rovněž vyvinutou Macron Software) a v dialogu označí složku s XML soubory došlých objednávek.
  • všechny objednané vizitky se zcela automaticky vysadí do tiskových archů, které jsou již nadále zpracovány jako běžné tiskové dokumenty.

Práce XTenze při automatické sazbě je pochopitelně složitější, protože kromě doplnění údajů do odpovídající polí šablony musí brát v úvahu ještě další faktory, zejména počty objednaných kusů (při více kusech je nutné vizitku do archu vysadit vícekrát), prioritu objednávky (standard či expres) apod.

Výhody řešení a možnosti jeho rozšíření

Popsané řešení a použití všestranného formátu PDF má řadu výhod:

  • řešení funguje zcela autonomně a decentralizovaně. Až na mailserver není pro jeho běh vyžadována žádná další infrastruktura.
  • jediným prostředkem, který je pro běh systému vyžadován na straně žadatelů a schvalovatelů, je Adobe Reader – volně dostupný produkt, přítomný na téměř všech uživatelských stanicích

Systém lze významným způsobem rozšiřovat a zdokonalovat. Následuje pouze několik příkladů takových rozšíření:

  • práva a zabezpečení PDF formulářů žádostí je možné řídit produktem Adobe LiveCycle Rights Management. Tak je vždy zaručeno, že uživatelé pracují s aktuální platnou verzí formuláře a všechny starší verze jsou zneplatněny. A to i v případě, že si formuláře posílají mezi sebou e-mailem, či si je ukládají na lokální disky.
  • formuláře mohou být napojeny na interní systémy organizace a odtud čerpat informace o organizační struktuře organizace, adresách apod. Použitou alternativou je uložení číselníků souvisejících s organizační strukturou přímo do formuláře, což ovšem vyvolává jeho častější změny.
  • složitější schvalovací workflow je možné definovat a monitorovat pomocí platformy Adobe LiveCycle.
  • výše popsané řešení je možné použít na jakákoliv podobná zadání tiskových výstupů (v pojišťovně Kooperativa je nyní například připravováno řešení tisku certifikátů pojišťovacích makléřů)